De verschuiving naar contactloze hotel check-in versnelde tijdens de pandemie, maar is blijvend. Gasten verwachten nu de mogelijkheid om de receptiewachtrij over te slaan en direct naar hun kamer te gaan. Voor hotels betekent dit snellere doorlooptijden, minder knelpunten en gelukkigere gasten vanaf het moment van aankomst.
Wat is contactloos inchecken?
Contactloos inchecken stelt gasten in staat hun aankomstproces digitaal af te ronden - ID delen, registratieformulieren ondertekenen en kamertoegang ontvangen - allemaal voordat ze een voet in de lobby zetten. Dit kan via:
- Pre-arrival berichten via WhatsApp of SMS met een inchecklink.
- Webapps waarvoor geen native app gedownload hoeft te worden.
- QR-codes bij de receptie voor een snelle zelfbedieningsprocedure.
Best practices voor het implementeren van contactloos inchecken
1. Verstuur de inchecklink op het juiste moment
Timing is belangrijk. Verstuur de link 24–48 uur voor aankomst zodat gasten de tijd hebben om het op hun gemak in te vullen. Een WhatsApp-bericht werkt het beste - het heeft een openingspercentage van 90%+ vergeleken met 20% voor e-mail.
2. Houd het formulier kort
Vraag alleen wat wettelijk noodzakelijk is: ID-verificatie, geschatte aankomsttijd en eventuele speciale wensen. Elk extra veld verhoogt het uitvalpercentage.
3. Integreer met je PMS
De incheckgegevens moeten direct in je property management systeem stromen. Handmatig kopiëren en plakken maakt het doel zinloos. Tools zoals AskWhisper integreren met Mews, Cloudbeds en andere PMS-platformen om gastgegevens automatisch te synchroniseren.
4. Elimineer de menselijke touch niet
Contactloos betekent niet onpersoonlijk. Gebruik de bespaarde tijd om gasten te begroeten met een persoonlijk welkom, een drankje aan te bieden of lokale tips te delen. De receptie wordt een conciërge, geen data-invoerstation.
5. Bied het aan als optie, niet als verplichting
Sommige gasten geven de voorkeur aan traditioneel inchecken. Laat ze kiezen. Het doel is flexibiliteit, niet iedereen één workflow opleggen.
De zakelijke argumenten voor contactloos inchecken
Hotels die contactloos inchecken implementeren rapporteren:
- 30–50% kortere wachttijden bij de receptie.
- Hogere upsell-conversie wanneer kamerupgrades digitaal worden aangeboden tijdens de pre-arrival fase.
- Verbeterde reviewscores - gasten beoordelen de aankomstervaring hoger wanneer deze soepel en snel verloopt.
Contactloos inchecken is geen luxe meer - het is een gastverwachting. Hotels die het goed doen, creëren een eerste indruk die de toon zet voor het hele verblijf.
